TÉRMINOS Y CONDICIONES Y POLÍTICAS DE USO DEL ASISTENTE VIRTUAL CANDELARIO

  • Canal de atención: WhatsApp Business
  • Número de WhatsApp: 318 358 5602
  • Asistente virtual: CANDELARIO
  • Empresa: Printer Computer Service SAS

1. Visión general de CANDELARIO

CANDELARIO es un asistente virtual especializado en la atención al cliente de Printer Computer Service SAS, diseñado para facilitar la búsqueda de repuestos y partes para equipos tecnológicos, identificar productos compatibles y generar cotizaciones informativas en tiempo real.

El asistente permite consultar referencias, compatibilidades, disponibilidad de inventario, precios, calidad del producto, IVA, tiempos estimados de entrega y condiciones de garantía, de acuerdo con la información disponible en el sistema.

2. Funciones principales

2.1. Búsqueda por número de parte

Cuando el cliente conoce el número de parte del producto que está solicitando, se recomienda ingresar inicialmente la primera mitad del número de parte, con el fin de consultar la disponibilidad de inventario y visualizar las diferentes calidades disponibles en Printer Computer Service SAS.

Las Calidades de los Productos en las referencias pueden identificarse mediante las siguientes terminaciones:

  • Sin prefijo de calidad: Producto original de la marca, según la referencia correspondiente.
  • H: Producto nuevo compatible.
  • OEM: Producto original de fábrica, comercializado sin la marca del fabricante.
  • R: Producto remanufacturado.

Cuando el cliente ingresa el número de parte completo, el asistente virtual CANDELARIO realizará la cotización específicamente sobre esa referencia, sin mostrar las demás opciones disponibles para el mismo producto en otras calidades.

2.2. Búsqueda por compatibilidad con el modelo

Cuando el cliente no conoce el número de parte, CANDELARIO permite realizar la búsqueda a partir de la información del equipo. El asistente puede identificar posibles repuestos o partes compatibles teniendo en cuenta:

  • Clase de repuesto.
  • Marca del equipo.
  • Modelo exacto del equipo.
  • Características o descripción del repuesto solicitado.

2.3. Generación de ofertas y cotizaciones informativas

CANDELARIO permite generar ofertas informativas que pueden incluir:

  • Precio del producto.
  • IVA.
  • Disponibilidad de inventario.
  • Calidad del producto.
  • Tiempo estimado de entrega.
  • Condiciones de garantía, cuando aplique.

La información presentada está sujeta a la disponibilidad y actualización del inventario y de las condiciones comerciales vigentes.

2.4. Consulta de otras opciones de calidad

Cuando el asistente virtual presenta varias opciones para un mismo producto y el cliente selecciona una referencia que no cuenta con existencias, podrá consultar las demás opciones disponibles para validar si existe inventario en otra calidad (-H, -OEM o -R).

3. Búsqueda mediante el menú de opciones

Cuando el cliente desconoce el número de parte, puede utilizar el menú de opciones disponible en CANDELARIO para realizar una búsqueda guiada.

  1. Clase de repuesto: Identificar si busca un Pickup Roller, Piñón, Roller, entre otros. El asistente presenta opciones en grupos de 10; para avanzar, el usuario debe ingresar la letra M.
  2. Selección de marca: Seleccionar la marca del equipo o repuesto (ej. HP, Epson, Lexmark, etc.).
  3. Selección del modelo: Ingresar o seleccionar el modelo exacto del equipo (ej. Epson L210, L565, L5590). Es fundamental ingresar el modelo exacto ya que la compatibilidad varía incluso dentro de la misma familia de equipos.

4. Presentación de productos disponibles y búsqueda sin resultados

Una vez filtrada la clase, marca y modelo, CANDELARIO desplegará los productos disponibles con su respectiva calidad (-H, -OEM, -R u original), número de parte, descripción, precio y disponibilidad.

Si CANDELARIO no encuentra resultados automáticos, el usuario podrá ingresar una descripción detallada (nombre de la parte, tipo/clase de máquina, marca, modelo exacto y número de parte si lo hay) para que el equipo comercial o técnico realice una búsqueda manual especializada.

5. Carácter informativo de las cotizaciones y solicitud formal

Las cotizaciones generadas directamente por CANDELARIO a través de WhatsApp Business tienen un carácter netamente informativo y están sujetas a cambios por actualización de inventario, variación de precios, condiciones comerciales o tiempos de entrega; por ende, no constituyen una cotización comercial formal ni una reserva de inventario.

Cuando el cliente requiera un documento comercial definitivo, confirmación de precios, condiciones de pago o validación específica, deberá solicitarlo directamente a un asesor comercial de Printer Computer Service SAS.

6. Recomendaciones y Consideraciones sobre Compatibilidad

  • Se aconseja ingresar correctamente los números de parte o consultar los sitios web oficiales de la empresa para mayor precisión.
  • La compatibilidad brindada por el asistente es orientativa. Se recomienda al cliente validar plenamente la versión o revisión específica de su equipo antes de concretar cualquier compra o consultar con el soporte técnico de la Empresa.

7. Marco Legal y Normativo en el Territorio Colombiano

El funcionamiento del asistente virtual CANDELARIO, operado por Printer Computer Service SAS, se rige por las leyes de la República de Colombia y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):

  • Constitución Política de Colombia: Artículos 15 (Hábeas data e intimidad) y 333 (Libertad económica).
  • Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor): Regula los derechos y deberes de consumidores y proveedores, la responsabilidad por productos defectuosos y la transparencia informativa en canales digitales.
  • Ley 527 de 1999: Regula el comercio electrónico, los mensajes de datos y la validez jurídica de las transacciones digitales.
  • Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013: Régimen general de protección de datos personales.
  • Circular Única de la SIC: Lineamientos sobre comercio electrónico y protección al consumidor.

8. Derechos y Deberes del Proveedor (Printer Computer Service SAS)

  1. Información Veraz y Suficiente: Suministrar a través de CANDELARIO datos claros sobre la naturaleza de las partes, diferenciando calidades (Original, -H, -OEM, -R) e impuestos aplicables (IVA).
  2. Idoneidad y Calidad: Responder por la calidad de los productos comercializados conforme a las políticas de garantía de la compañía y la normativa de la SIC.
  3. Seguridad del Canal: Proteger la infraestructura digital de atención y velar por el correcto tratamiento de la información de los usuarios.
  4. Limitación de Responsabilidad Tecnológica: Al ser CANDELARIO una herramienta de consulta automatizada y preliminar, la Empresa no asume responsabilidad civil por transacciones o acuerdos no convalidados expresamente por un asesor comercial físico, al no constituir la interacción un contrato de compraventa automatizado ni una reserva automática de mercancía.

9. Derechos y Deberes de los Consumidores y Usuarios

1. Derechos del Consumidor (Ley 1480 de 2011):

  • Recibir información clara, veraz, oportuna y suficiente sobre repuestos, precios y compatibilidades.
  • Exigir productos idóneos que se ajusten a la calidad ofrecida (-H, -OEM, -R u Original).
  • Presentar peticiones, quejas, reclamos o solicitudes de garantía por los canales formales de atención de la Empresa.

2. Deberes del Usuario:

  • Suministrar información verídica y exacta sobre marcas, modelos y números de parte para evitar errores de compatibilidad.
  • Revisar con atención las respuestas del asistente, comprendiendo el carácter orientativo e informativo de las cotizaciones automáticas.
  • Hacer un uso adecuado y lícito del canal de WhatsApp, absteniéndose de enviar contenidos maliciosos, spam o incurrir en suplantación de identidad.

10. Tratamiento de Datos Personales (Habeas Data)

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el uso del canal de WhatsApp Business implica que el usuario autoriza de manera previa, expresa e informada a Printer Computer Service SAS para recolectar, almacenar y tratar sus datos de contacto y el historial de consultas, con la finalidad de gestionar la atención comercial, emitir cotizaciones formales y dar cumplimiento a obligaciones legales. El usuario podrá ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión de datos escribiendo a los canales de atención institucionales de la Empresa.

11. Aceptación de las Condiciones de Uso

El uso del asistente virtual CANDELARIO implica que el usuario conoce y acepta íntegramente que la información proporcionada tiene carácter preliminar e informativo. La confirmación definitiva de precios, inventarios, condiciones comerciales y compatibilidad técnica requerirá siempre la validación y aceptación explícita por parte de un asesor comercial de Printer Computer Service SAS.

Dado en Bogotá, a los 7 días del mes de octubre del año 2026.

Cordialmente,

Firmado.
Javier Orlando Rodriguez Diaz.
Gerente.